構建科技項目管理新體系——重慶科技計劃項目管理模式探析(上)
2012-05-09 865 中國科技網
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體系龐大、資金巨額,涉及部門和行業眾多……這是國家科技支撐計劃項目具有的特點。因為這些特點,項目在實施過程中自始至終存在著包括人、財、物在內的諸多不確定性,而這些不確定性又往往涉及到國家資金的使用效果,并決定著項目最終的質量。
怎樣保證國家科技計劃項目的實施效果?怎樣使國家科技經費的使用更為合理有效?如何使項目的監管成為一種更為優質高效的服務?這成為多年來科技管理部門一直在思考探索的問題。
近年來,在科技部指導下,重慶市科委以建設全國統籌城鄉科技改革與創新綜合試驗區為契機,對應用技術研究類的科技計劃項目監理機制創新進行了積極的探索和實踐,初步形成了科技部門管理與第三方監理相結合的科技計劃項目管理機制。
引入第三方 構建新體系
“長江上游地區地表水水源熱泵系統高效應用關鍵技術研究與示范”是為了落實國家節能減排戰略任務,保障重慶市“十一五”對能源的需求,推進城鄉統籌綜合示范建設而實施的國家“十一五”科技支撐計劃重點項目,由重慶市建設技術發展中心聯合重慶大學、中國建筑西南設計研究院等10余家單位共同承擔。該項目以長江上游地區地表水應用為研究對象,于2007年開始實施,總投入5811萬元。其中國家專項經費1843萬元,地方財政和企業配套資金3968萬元。
自立項開始,重慶市科委與市城鄉建設委員會就聯合參與項目的組織實施,成立了項目管理領導小組;領導小組下設管理辦公室負責處理項目管理的日常工作。2007年年底,由項目組織單位牽頭,起草出臺了《“十一五”科技支撐計劃項目“長江上游地區地表水水源熱泵系統高效應用關鍵技術研究與示范”管理辦法》,以及《科研項目專項經費管理辦法》。管理辦公室根據這些辦法,按照項目的批復要求和課題任務書,負責檢查、督促并落實課題的相關配套條件,以確保項目按計劃執行。
另一方面,為使項目的過程管理真正做到制度化、規范化和專業化,防止過多的行政干預,重慶市科委又創造性地引入第三方監理機制:一是聘請有關專家組成項目咨詢專家委員會。二是聘請專業財務咨詢公司為項目財務監理,對項目財務賬目的建立、經費使用等情況進行監督。三是聘請有實力的科研機構為項目技術監理,對項目進展情況進行檢查和督促。這些監理專家從技術和財務等方面全過程監控項目的進度、質量、經費等;同時針對實施過程中出現的各種問題對課題組提供技術指導和咨詢,并提出相應建議。
執行與監管互動 傳承與創新并重
“長江上游地區地表水水源熱泵系統高效應用關鍵技術研究與示范”目前已通過科技部組織的專家驗收。在實現課題立項目標任務的同時,該項目在過程管理中首創的執行與監管良性互動新模式更是廣受關注。有關專家在考察后認為,重慶在三個方面做了大膽的嘗試。
首先是在“統籌”上下工夫,成立一個由科技部門領導與項目承擔單位主要負責人組成的項目管理領導小組,對項目的組織、實施、監督進行統籌管理。其次是在“服務”上下工夫,成立專家咨詢委員會,負責協助科技部門開展對項目的“點對點”管理,參與項目實施的監督、審核、評估與驗收等工作。三是在“管理”上下工夫,每個項目都組建由市內外科研院所或高校、會計事務所或審計事務所組成的項目監理委員會,重慶市科委以契約方式與這些院所形成委托管理關系,并按照項目管理的統一要求,負責對項目的研究方案、實施進度和效果進行監理、評估,出具監理報告;同時,根據項目承擔單位的實際情況,進行專業性指導。
有專家認為,在國家和地方科技計劃實施力度不斷加大的同時,重慶市科委既堅持了傳統的有效管理方法,又充分考慮到項目管理越來越精細、高效、有序的要求,在實踐中摸索出一套各司其職,各部門、各環節準確連接的科技項目管理新體系。
更為寶貴的是,這一新的管理模式為科技項目的實施樹立了一個典范,不僅形成了一套相對獨立、嚴謹的監督審查、審核、評估與驗收機制,而且在經費使用上做到規范、準確,對經費的支出范圍、內容與標準有了有效的審批與監督程序,是科技計劃項目管理中新的探索。
專家們認為,這種合二為一式的管理體系,其實是重慶從統籌全局、強調服務、過程監理的角度,對科技計劃項目管理的一種制度設計。
雙管齊下 服務到位
重慶市科委有關負責人在談到這種監管模式時指出,通過構建新的科技項目管理體系,形成了進行技術監理與財務監理的有效機制,使項目監理的針對性更強。這位負責人告訴記者,這兩種監理方式全程參與項目的實施過程,嚴格按照項目任務書和階段任務的設置,以及項目專業領域的技術規范和行業規范,實施嚴格、負責、科學的監理,從而保證了項目實施的進度和效果,提高了財政科技經費的使用效率。
從這個監理全過程不難看出,一方面,技術監理委員會按照“目標明確、節點控制、動態調整”的原則實行技術全程監理。監理人員嚴格依照項目立項時的總體目標,全程監控和分析項目執行情況,對每個階段是否完成相應目標實行監督,完成后才能進入下一階段繼續實施。如果技術監理人員在項目實施過程中發現問題,或者感到可能會出現某種技術風險,就會及時與項目承擔單位一起分析原因、調整計劃,并報科技管理部門重新審批。
另一方面,財務監理以“預算科學、賬目明晰、票據規范”為宗旨實行財務全程監理。監理人員會在項目啟動之前即指導項目承擔單位編制出嚴格細致的經費預算書,努力使項目所需經費與實際獲批經費基本一致。在項目實施過程中,監理人員嚴格按照國家有關規定,根據項目合同、財務資料、實施計劃,對經費賬目的設置、經費支出,以及各類財務憑證、票據的分類、歸檔、管理進行監督和指導,對出現的問題及時提出整改意見。在項目結題驗收時,財務監理人員會全面復核項目的財政經費使用、配套經費落實情況,使項目承擔單位做到賬實相符、賬證相符、賬賬相符,使之符合國家對科技計劃項目的財務管理要求。
執行有序 保障有力
引入第三方監理科技計劃項目,是一項尚需在實踐中不斷探索、完善的工作。近年來,根據項目實施需要和監理中可能出現的問題,重慶市科委又推出了三項新制度,有效保證了第三方監理制度的施行。
這三項制度包括:從“保障”入手建立項目監理經費支出制度。對市級科技攻關計劃項目,根據實施時限和監理工作量,從經費中單獨列出數額合理的費用作為監理機構的服務費和監理人員的勞務報酬,以及監理工作中必須的差旅、資料、會議費等。對科技部委托管理的國家科技支撐計劃項目,部分由地方配套經費給予解決。
從“保護”出發建立項目監理誠信制度。包括科技管理部門和監理機構的雙重誠信。一方面,科技管理部門委托監理機構實行“外包托管”,讓監理機構對項目實現全程監控,以制度保證和支持監理服務的健康發展;另一方面,監理機構要嚴格遵守科研保密制度和知識產權保護法律法規,讓項目承擔單位放心接受監理,潛心推動科技進步與創新。
從“保險”著眼建立監理違約責任追究制度。在簽訂委托監理合同書時,監理機構對己方責、權、利須充分明確。如果在監理過程中發生越權、失職、未盡職等違約行為,將嚴格按照《合同法》和監理合同約定條款,追究其責任,不僅要承擔法律責任,而且3年內不得參加科技計劃項目監理招標。(馮競 吳晉娜)
《科技日報》(2012-5-8 一版)
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